古物商許可の必要書類一覧｜個人・法人別に「誰の何を」そろえるか解説

古物商許可の書類をそろえるときは、個人なら「申請者本人と管理者」、法人なら「法人の書類と、役員全員・管理者の書類」を分けると、自分に必要なものが見えてきます。

同じ人が管理者を兼ねる場合、外国籍の人がいる場合、ネットショップを利用する場合には、書類の種類や準備の仕方に注意が必要です。まず一覧で「誰の何を、どこで準備するか」をつかみ、証明書を取る前に申請先の期限・提出形式と照合しましょう。

古物商許可の必要書類一覧｜誰の分を、どこで準備する？

一般的な新規申請の主な書類は次のとおりです。表の「個人申請者・法人役員・管理者」は、それぞれ該当する人を指します。法人申請でも、会社の書類だけをそろえればよいわけではありません。

基本の対象は、警視庁の古物商許可申請案内や大阪府警の申請案内でも確認できます。同一人物が複数の役割を持つ場合の部数、外国籍の人の取扱い、条件付きの添付は、以下で分けて説明します。

未成年者の申請、すでに質屋営業の許可を受けている人の申請などには、追加・省略に関する特別な扱いがあります。該当する場合は、この一般的な一覧だけで提出書類を確定しないでください。

個人・法人・管理者の「誰の書類か」を決める

個人申請は、本人に加えて管理者を確認する

個人で申請する場合は、申請者本人の略歴書・住民票の写し・誓約書・身分証明書を準備します。身分証明書は日本国籍を有する人が対象です。

管理者を別の人にするなら、その人の書類も必要です。たとえば、申請者が自分で、店舗の管理者を従業員に任せるなら、自分だけでなく、その従業員についても準備します。本人が管理者を兼ねる場合は、後述する重複書類と誓約書の区別を確認してください。

個人と法人のどちらで許可を取るか決まっていない場合は、証明書の取得より先に、個人申請と法人申請の違いを確認しましょう。

法人申請は、法人の書類と役員全員の書類を分ける

法人では、定款・登記事項証明書に加え、役員全員と各営業所の管理者について人的書類を準備します。代表者1人の書類だけでは、ほかの役員や管理者の分を満たしたことにはなりません。

ここでいう役員は、登記事項証明書に載っているかどうかだけで決まりません。警察庁の解釈運用基準では、法人の根拠法令に基づき業務執行・監査等の権限を持つ人を対象とし、登記されていない役員は定款・役員名簿・議事録等で特定する扱いを示しています。

まず登記事項証明書と社内の役員資料を見比べ、誰が対象かを確定してから各人に書類を依頼します。役員構成が複雑な場合は、役職名と権限が分かる資料を用意し、申請先に対象者を尋ねると話が進めやすくなります。

本人・役員が管理者を兼ねるときは、誓約書の省略に注意

古物商は営業所ごとに管理者を1人選任します。申請者本人や法人役員が管理者になることもできますが、実際にその営業所の業務を適切に管理できる人を決める必要があります。名前を記入するだけの役割ではありません。

たとえば北海道警の申請要領は、本人または役員が管理者を兼ねる場合、略歴書・住民票の写し・身分証明書は各1通としています。一方、誓約書は個人用または役員用に加え、管理者用も必要です。大阪府警も、兼任者について役割に応じた2種類の誓約書を案内しています。

人ごとのメモを作り、名前の横に「申請者」「役員」「○○営業所の管理者」と役割を書き添えると、証明書の重複と誓約書の不足を別々に点検できます。実際に提出する通数は、申請先の最新一覧と照合しましょう。

証明書を取る前に、管轄・発行期限・原本と写しを確認する

先に確認するのは、主たる営業所の所在地を管轄する警察署の申請案内です。法人の登記上の本店と、古物営業の主たる営業所が必ず同じとは限りません。営業所を設けない場合は、住所または居所を基準にします。

来店型の店舗がないだけで「営業所なし」になるわけではありません。自宅や事務所で取引・帳簿管理等を行う場合は、古物商の営業所に当たる場所・利用条件を確かめてから申請先を選んでください。

「3か月以内」を全国共通の期限と決めつけない

愛知県警の申請案内では、添付書類について、申請時に発行・作成から3か月以内のものを求めています。北海道警も3か月以内と案内していますが、これを全国すべての書類に共通する有効期間として扱うことはできません。

申請予定日を決めたうえで、どの書類に、どの発行・作成期限があるかを実際の申請先で確認します。役員の人数が多い法人では、先に取得した人の証明書だけが古くならないよう、提出時期を共有してから依頼すると手戻りを防げます。

住民票の「写し」と、書類のコピーは別に考える

ほかの資料も、名称だけで原本・コピーを決めないでください。定款やURL関係資料のように写しを使う資料と、自治体等が発行した証明書とでは扱いが異なります。申請先の一覧で、原本の提出・提示、コピーの可否、必要部数、定款の原本証明などの指定を確かめます。

電子申請を利用する場合も、画像やPDFを送れば原本確認がすべて不要になるとは限りません。提出方法に対応した案内を読み、原本を後から提示・提出する必要があるかまで確認しておきましょう。

申請先の最新様式を探すときは、次の一覧から都道府県ごとの公式ページへ進めます。

住民票・身分証明書・略歴書などの準備で間違えやすい点

住民票は本籍または国籍等を記載し、個人番号は入れない

住民票を請求する際は、古物商許可の申請用であることと、必要な記載事項を伝えます。日本国籍の人は本籍、外国籍の人は国籍等が記載されたものを準備し、個人番号（マイナンバー）は記載しないようにします。

外国籍の人について「国籍等」に何を記載するかは、申請先の案内に沿って請求してください。在留カードのコピーを、住民票の代わりとして自己判断で用意することは避けましょう。

身分証明書は、本籍地の市区町村から取得する

大阪府警・北海道警の案内では、日本国籍を有する人のみ必要とされています。外国籍の人に日本の本籍地での取得を求めるものではありません。

日本に住んでいない法人役員など、通常の住民票等を用意できない事情がある場合は、取得できない理由と手元にある公的資料を申請先へ伝え、必要な代替資料を確認します。通常の一覧から自分で省略・代用を決めないことが大切です。

なお、古い一覧に出てくる「登記されていないことの証明書」は、現在の古物商許可申請では不要です。神奈川県警の現行案内でも、2019年12月14日から不要となったことが示されています。法人申請で必要な「法人の登記事項証明書」とは別の書類なので、混同しないでください。

略歴書は最近5年間、誓約書はその人の役割に合う様式で

略歴書には最近5年間の略歴を記載します。対象者に、期間と勤務先・職業などを分かる範囲で書き出してもらい、申請先が公開している様式・記載例に沿って作成すると進めやすくなります。

誓約書は、欠格事由に該当しないことを誓約する書類です。個人申請者用、法人役員用、管理者用では内容が異なるため、ダウンロードした1種類を全員に配るのではなく、各人の役割と用紙名を合わせます。管理者を兼ねる人は、必要な2種類をそろえてください。

無職の期間や長く同じ職場にいる場合の書き方、誓約書の記入例は、古物商の略歴書・誓約書の書き方で詳しく確認できます。

法人の定款・登記事項証明書は、現在の内容をそろえる

定款は法人で準備し、登記事項証明書は法務局等で取得します。登記事項証明書の種別・範囲は申請先の案内に合わせて請求してください。法人名・本店所在地・役員など、申請書へ転記する情報に変更がないかも見ておきましょう。

定款をコピーして提出する場合の原本証明は、申請先の指定に従います。たとえば愛知県警は、定款のコピー末尾に原本と相違ない旨、日付、代表者の記載を求めています。ほかの地域にも同じ書き方をそのまま使えるとは限らないため、コピーを用意する前に案内を確認してください。

許可申請書は「その1〜その4」の必要な用紙を使う

許可申請書は、古物営業法施行規則の別記様式第1号です。大阪府警の案内に沿うと、各用紙の役割は次のように分かれます。

大阪府警は、その1（イ）について1枚に役員3人まで記載でき、代表者1人だけの法人なら不要と案内しています。その3も、営業所が主たる営業所1か所だけなら不要です。

一方、ウェブサイトを使わないからといって、その4を独断で外さないようにしてください。利用の有無を記載する用紙として、申請先の最新様式・記載例を確認します。

申請書は、先に整理した人員・営業所・営業方法と、取得した証明書を見ながら記入します。個人申請の用紙ごとの詳しい書き方は、次の記事で解説しています。

ネット取引のURL資料は「使い方」と「使用権限」を確認する

ネットを使うだけで、一律にURL資料が必要になるわけではない

確認するのは、ウェブサイトに古物の情報を掲載し、電話・メールなどの非対面の方法で取引の申込みを受ける営業方法かどうかです。カートや決済機能がないことだけで、対象外とは判断できません。古物取引の申込みを誘引していない会社案内などのサイトは、URL届出の対象とならない場合があります。

自社サイトだけでなく、オンラインショップ内の専用ストアも確認が必要です。北海道警の案内では、ショップ運営者などから自分専用のURLを割り当てられ、そのページで古物取引を行う場合も対象としています。

サービス名だけで判断せず、実際に使うページのURLと、商品掲載から申込みを受けるまでの方法を整理してください。判断がつかない場合は、そのページを示して申請先へ確認します。

申請者とURLのつながりを示す資料を用意する

URLの使用権限を疎明する資料とは、申請者がそのURLを使えることを示す資料です。公式案内では、プロバイダ等からURLを割り当てられた際の通知書の写しなどが例示されています。WHOISの公開情報で必要な権限を示せる場合には、その情報を印刷した書面を使える場合もあります。

ココがポイント｜申請者とURLが結び付くか

通知書にログイン用のID・パスワードが載っている場合は、それらを消した写しを用意します。URLや名義など、使用権限の確認に必要な情報まで隠さないようにしてください。

サイトの種類による判断や、許可後にネット販売を始める場合の届出は、古物商のURL届出の判断基準と手続きで詳しく説明しています。

営業所の資料・委任状など、条件に応じて加わる書類

ネット上の必要書類一覧が違って見えるときは、基本の添付書類と、営業方法・提出者・個別事情に応じた資料が一緒に並んでいないかを見てください。

営業所の賃貸借契約書、貸主の使用承諾書、図面は、全国一律の法定添付としてすべての申請者に求められているものではありません。ただし、申請先で追加確認が不要という意味でもありません。京都府警の案内では、営業所や保管・展示場所が賃貸の場合に、貸主等の使用承諾書の提出などを求めることがあるとされています。

賃貸物件や自宅で始める場合は、所在地、契約上の用途、実際に使う場所が分かる資料を手元に置き、自分の場合に何を提出するかを管轄警察署へ尋ねましょう。URLの使用権限資料とは、別の確認です。

本人以外が申請書を提出する場合も、提出者に応じた書類を確認します。大阪府警は、行政書士等の第三者に依頼する場合は委任状、法人の社員が持参する場合は社員証などを案内しています。代理人が提出する予定なら、誰が提出するかを先に伝えておくと、直前の追加作成を避けやすくなります。

書類がそろったら、提出前にここを照合する

書類名にチェックを付けるだけでなく、書類同士の内容がつながっているかを点検しましょう。次の項目を、申請先の最新一覧と手元の一式を並べて確認します。

• 本人・役員全員・各営業所の管理者について、必要な書類がそろっているか
• 兼任者の誓約書を1種類だけにしていないか。証明書の部数は申請先の指定と合っているか
• 氏名、法人名、住所、本籍または国籍等が、証明書と申請書で食い違っていないか
• 住民票に必要な記載があり、個人番号が入っていないか。身分証明書を免許証コピー等と取り違えていないか
• 発行・作成日が申請先の指定期間内か。原本・写し・原本証明などの形式は合っているか
• 申請書の用紙が営業所数・役員数・ウェブサイト利用の有無と合っているか
• URLの記載と使用権限資料が一致し、追加資料や委任状の必要性も確認できているか

ココに注意｜未確認の書類を「不要」にしない

書類の準備を終えた後の提出・費用・審査・許可証受取りまでの流れは、古物商許可の申請手順で確認できます。

自分で準備する範囲と、行政書士に任せる範囲を決める

対象者が決まり、証明書の取得と様式への記入を進められるなら、自分で申請準備を行う選択肢があります。まずは人ごとの準備メモを作り、申請先の案内と照合して、取得する書類から着手してください。

行政書士　小野

小野馨の一言

一方、役員関係が複雑、営業所が複数ある、URL資料の判断に迷う、書類作成や警察署への申請に時間を割きにくい場合は、行政書士への依頼も選べます。依頼するときは、自分が取得する書類と、専門家が作成・提出する書類の範囲を先に確かめると、準備の分担が明確になります。

サクセスファン行政書士事務所では、個人・法人の古物商許可について、書類作成と警察署への代理申請を含むサポートを案内しています。書類作成や申請対応の負担を減らし、仕入れや店舗・ネットショップの準備に時間を使いたい方は、現在の準備状況に合わせて依頼範囲をご相談ください。

古物商許可の書類準備・申請について相談する際は、申請する地域、個人か法人か、対象となる人や営業所の数、迷っている書類、任せたい作業をお知らせください。