古物台帳の記録・保存方法
古物商を営む場合、古物台帳を記録保管することが義務付けられています。
古物台帳について分かりやすく解説します！
古物商が一定の中古品目を取引する場合、古物台帳への記載・記録が必要になります。
古物台帳とは
ある特定の品目を取引する場合や、１万円以上の取引をする場合には、古物台帳への記入・記録が必要になるケースがあります。本人確認義務及び台帳への記載義務の範囲について
古物台帳は、各都道府県の防犯協会で有料で入手することができますが、エクセルファイル等でパソコンで管理することも認められています。
古物台帳をエクセルで管理する場合は、営業所において警察官に求められた場合は、即時にプリントできる状態でなければなりません。ですから、パソコンとプリンタは常時接続した状態でなければ、違法になる可能性があるので注意が必要です。
台帳への記載事項
古物営業法第１６条では、台帳の記載事項は以下のように定められています。
- .取引の年月日
- .物の品目及び数量
- 古物の特徴(商品の型番等）
- 相手方の住所、氏名、職業、年齢
- 本人確認の方法
古物台帳で取引記録を管理する際のポイントは、「いつ」「誰から」「何を」仕入れて、「どのように本人確認したか」そして、その商品を「いつ」「誰に対して」販売したかが、一目でわかるものを用意しておくことにあります。
細かい台帳の様式にこだわるよりも、すべての記録を正確に残しておくことが大切です。
また、台帳の名称も『古物台帳』に限らず、たとえば『買受確認書』『買受明細書』といったものでも上記の必要事項が明記してあれば帳簿に準ずる書類として認められています。
法律では、台帳は電磁的記録で保存しても良い旨が定められていますが、地域によってはどうしても防犯協会所定の台帳を用意しなければならないケースもあるかもしれません。気になる方は最寄の警察署に直接確認するのがよいです。